Executive Assistant / Project Coordinator

Ищем сильного ассистента с функциями Project Coordinator — человека, который не просто выполняет отдельные поручения, а может вести и отслеживать проекты от постановки задачи до полного завершения. Что нужно будет делать: • Вести список активных проектов и контролировать каждый по статусам • Следить за deadlines и незакрытыми задачами • Делать follow-up, если от клиента, contractor, supplier, municipality или сотрудника нет ответа • Permits: подача, отслеживание, corrections, inspections и закрытие • Координировать technicians, subcontractors, suppliers и клиентов • Следить, чтобы документы, contracts, estimates, invoices и applications были подготовлены и отправлены вовремя • Работать с CRM и поддерживать актуальные статусы проектов • Вести деловую переписку и делать телефонные звонки в США • Работать с utility companies, building departments и различными программами • Искать необходимую информацию, оборудование, подрядчиков и решения • Google Drive / Sheets / Docs и другие онлайн-системы • Помогать руководителю с текущими бизнес-задачами • Самостоятельно контролировать: что зависло, кто должен ответить, какой следующий шаг и когда задача должна быть закрыта. Кого ищем: • Хороший разговорный и письменный English — обязательно • Русский язык • Сильная организованность и внимание к деталям • Умение одновременно вести несколько проектов • Умение самостоятельно разбираться в новых задачах • Не ждать постоянного напоминания от руководителя • Если задача передана — контролировать её до результата, а не только выполнить первый шаг • Уверенное владение Google Workspace, таблицами и онлайн-сервисами. Опыт с CRM, project management, construction, HVAC, permits или американскими компаниями будет большим плюсом. Ищем человека на долгосрочную работу, который со временем сможет взять на себя значительную часть контроля текущих проектов и операционных вопросов.